INFORMACE PRO OZNAMOVATELE MOŽNÉHO PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ 

DLE ZÁKONA č. 171/2023 Sb., O OCHRANĚ OZNAMOVATELŮ, VE ZNĚNÍ POZDĚJŠÍCH PŘEDPISŮ


Společnost ELKOV elektro a.s., IČO: 26279690, se sídlem Kšírova 701/255, Horní Heršpice, 619 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. B 3718, jako povinný subjekt (dále také „Společnost“), zavedla vnitřní oznamovací systém v souvislosti s plněním povinností dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále také „Zákon“).

Společnost tímto dokumentem informuje všechny: 

  • zaměstnance,
  • osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
  • osoby vykonávající odbornou praxi, stáž ve Společnosti nebo uchazeče o zaměstnání,   
  • dočasně přidělené osoby,

(všechny výše zmíněné osoby jsou dále označeny jako „Oznamovatel“)

o tom, jaké jednání může být oznamováno, jaké jsou způsoby podávání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti, kdo oznámení řeší a jak je oznámení řešeno.   

Společnost tímto výslovně vylučuje přijímání oznámení od osob, které pro Společnost nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona. 

JAKÉ JEDNÁNÍ MŮŽE BÝT OZNAMOVÁNO?

Společnost přijímá v souladu se Zákonem oznámení, které obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Společnosti, pro niž Oznamovatel, byť zprostředkovaně vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou Oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které: 

  • má znaky trestného činu (např. na pracovišti jste svědky krádeže, zpronevěry, podvodu, porušení povinností při správě cizího majetku, podplácení, poškození a ohrožení životního prostředí, porušení předpisů o pravidlech hospodářské soutěže); 
  • má znaky spáchání přestupu, za který právní předpis stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč; 
  • porušuje Zákon (například jste svědky, kdy byl oznamovatel vystaven odvetným opatřením); 
  • porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti: 
  • finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
  • daně z příjmů právnických osob, 
  • předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
  • ochrany spotřebitele,
  • souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
  • bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
  • ochrany životního prostředí, 
  • bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví, 
  • radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, 
  • hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, 
  • ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, 
  • ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, 
  • ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo 
  • fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Oznamovatel nemusí být u dokonání takového jednání, kterým dojde k porušení výše uvedených oblastí, postačí, pokud máte podezření, že takové jednání hrozí a má důvodné pochyby, že by mohl následek v budoucnu nastat. 

Pod rozsah Zákona a ochranu Oznamovatele však nebudou spadat oznámení, či části oznámení, které mohou bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky ve smyslu § 3 odst. 3 písm. a) Zákona, jako jsou zejména svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky, vnitřní pořádek a bezpečnost, včetně kritické infrastruktury a informačních systémů veřejné správy, životy a zdraví osob ve větším rozsahu, ochrana informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie, plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany, významné bezpečnostní operace a bojeschopnost ozbrojených sil České republiky. Dále jsou vyloučena další oznámení uvedená v § 3 odst. 3 Zákona.

JAKÉ JSOU ZPŮSOBY PODÁVÁNÍ OZNÁMENÍ? 

A) V rámci zavedeného vnitřního oznamovacího systému může Oznamovatel učinit oznámení následujícími způsoby:  

  • e-mailovou zprávou zaslanou na adresu: oznameni@elkov.cz, 
  • písemně v listinné podobě prostřednictvím zásilky zaslané na adresu sídla Společnosti, a to vždy k rukám Příslušné osoby s označením obálky: „OZNÁMENÍ – neotevírat – výhradně k rukám 2 příslušné osoby“ (při nesplnění podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti Oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací),
  • ústně na telefonním č. 725 653 964, a to v pracovní dny v době od 8:00 hod. do 15:00 hod.,
  • osobně na žádost Oznamovatele v sídle Společnosti v kanceláři Příslušné osoby, kdy podání oznámení bude Oznamovateli umožněno v přiměřené lhůtě po podání žádosti Oznamovatelem, nejpozději však do 14 dnů od takové žádosti.

V případě, že učiníte oznámení jiným způsobem, než je uvedeno výše (například se obrátíte na jiné zaměstnance Společnosti) nebude takové oznámení považováno za oznámení ve smyslu Zákona. Společnost jej tak může vyřídit jiným způsobem a vám nenáleží ochrana dle Zákona.

B) Kromě vnitřního oznamovacího systému umožňuje Zákon využít také další způsoby oznámení (uvedených v odrážkách níže). Na rozdíl od interního oznamovacího systému nemůžeme garantovat rychlou reakci na vaše oznámení a promptní přijetí opatření k nápravě. Těmito externími způsoby oznámení jsou:

  • Oznámení prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti, který je dostupný na této adrese: https://oznamovatel.justice.cz/. V takovém případě bude oznámení řešeno výhradně ze strany Ministerstva spravedlnosti.
  • Oznámení prostřednictvím uveřejnění, to však jen v případech vyjmenovaných v § 7 odst. 1 písm. c) Zákona, zejména pokud: 
  • Společnost nebo Ministerstvo spravedlnosti nepřijalo ve lhůtách stanovených v Zákoně, vhodné opatření, zejména Příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení podle Zákona, nebo nepřijala k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření dle Zákona.
  • máte oprávněný důvod se domnívat, že jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy.

V případě, že učiníte oznámení prostřednictvím některé z výše uvedených možností, náleží vám ochrana podle Zákona.

KDO OZNÁMENÍ ŘEŠÍ?

Společnost určila v souladu s § 9 odst. 1 Zákona příslušnou osobu, kterou je: Mgr. Vlastimil Teplý, tel. 725 653 964, e-mail: oznameni@elkov.cz (dále „Příslušná osoba“).  

Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí a bude chránit vaši identitu a informace, které jste poskytli při podání oznámení.

Pokud však Příslušná osoba zjistí, že oznámení je vědomě nepravdivé, ochrana se na vás nevztahuje, můžete být sankcionováni dle Zákona, a také mohou být učiněna další opatření ze strany Společnosti (ochrana podle Zákona se na vás v takovém případě nevztahuje).

JAK JE OZNÁMENÍ ŘEŠENO?

Po podání oznámení vás nejpozději do 7 dnů od přijetí oznámení Příslušná osoba informuje o přijetí oznámení. Informováni nebudete pouze v případě, že o to výslovně v oznámení požádáte, nebo je zřejmé, že by informováním o přijetí oznámení došlo k prozrazení vaší totožnosti jiné osobě než příslušným osobám, aniž byste k tomu udělili souhlas.

Příslušná osoba následně v 30 dnech od přijetí oznámení prošetří okolnosti oznamovaných skutečností, a to na základě informací vámi poskytnutých v oznámení. Příslušná osoba bude v rámci prošetřování posuzovat důvodnost vašeho oznámení a bude získávat další potřebné informace pro posouzení důvodnosti. Na základě posouzené důvodnosti vás ve lhůtě 30 dnů ode dne přijetí oznámení Příslušná osoba informuje o:

  • prodloužení lhůty o dalších 30 dnů (maximálně lze prodloužit lhůtu 2x), 
  • důvodnosti oznámení a navržených opatřeních,
  • nedůvodnosti oznámení a možnosti podat oznámení u orgánu veřejné moci, 
  • skutečnosti, že se nejedná o oznámení podle Zákona.

Jelikož vás Zákon chrání, Společnost vůči vám nepodnikne žádné negativní (odvetné) opatření v souvislosti s podáním oznámení, jako je rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy nebo jiné znevýhodnění, přeložení na jinou práci apod.  

DŮLEŽITÉ INFORMACE PŘED PODÁNÍM OZNÁMENÍ

Oznamovatel může podávat pouze pravdivá oznámení. Nelze podávat vědomě nepravdivá oznámení. Pokud toto oznamovatel učiní, Zákon Oznamovatele nechrání a mohou proti vám být přijata následná opatření a můžete nést následky jak ze strany Společnosti, tak ze strany poškozené osoby a státních orgánů. 

Při podávání oznámení se také nelze dopouštět jednání, které by naplnilo skutkovou podstatu trestného činu. 

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Nad rámec informací o tom, jak můžete učinit oznámení vás Společnost také informuje o zpracování osobních údajů. Protože se zavedením oznamovacího systému se nedílně pojí také nutnost zpracovávat vaše osobní údaje, v této části vás Společnost seznámí s tím, jak bude s osobními údaji pracovat, proč tak bude činit a další specifika zpracování. 

Správcem osobních údajů je Společnost.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE BUDOU ZPRACOVÁVÁNY?

Jelikož je možné přes vnitřní oznamovací systém předat některé vaše osobní údaje, bude Společnost zpracovávat:

  • vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, vaše identifikace, např. osobní číslo);
  • vaše kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručování); 
  • informace obsažené v samotném oznámení; 
  • další informace získané v průběhu řešení oznámení; 
  • logy a další technické údaje uložené v rámci interního oznamovacího systému, kde jsou oznámení evidována.

PROČ BUDOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY, A NA ZÁKLADĚ JAKÉHO PRÁVNÍHO ZÁKLADU?

Všechny vaše osobní údaje budou zpracovávány za účelem vyřešení vašeho oznámení, jeho vyhodnocení a navržení dalších opatření v souvislosti s učiněným oznámením. Tyto účely stanovuje Společnosti zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, proto je právním základem tohoto zpracování plnění zákonné povinnosti, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo na základě oprávněného zájmu Společnosti (v případech ochrany vlastních právních nároků). 

JAK DLOUHO BUDOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY?

Vaše osobní údaje bude Společnost zpracovávat po zákonem stanovenou dobu. Ta je nastavena na dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Tato doba může být prodloužena v případných sporech a dalších situacích, kdy bude ze strany státních orgánů vyžadováno uchování těchto osobních údajů. Evidence údajů o přijatých oznámeních je vedena v elektronické podobě u příslušné osoby. Fyzicky jsou dokumenty uloženy u příslušné osoby a ke všem informacím nemá nikdo jiný přístup.

SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Celý oznamovací systém je založen na maximální důvěrnosti. K vašim osobním údajům se tak primárně dostane pouze Příslušná osoba, případně s vašim souhlasem také další pracovníci Společnosti. Technicky se k informacím mohou dostat také IT pracovníci Společnosti a provozovatel e-mailového systému, kteří však pouze zajišťují technické fungování, jsou vázáni mlčenlivosti a zavázali se, že nebudou k osobním údajům přistupovat. V případě, že bude oznámení vyžadovat zapojení externí příslušné osoby, mohou být informace předány této externí příslušné osobě, byla-li jmenována.

VAŠE PRÁVA

Právo na přístup

Máte právo získat od Společnosti potvrzení, zda zpracovává vaše osobní údaje či nikoli.

Pokud vaše osobní údaje zpracovává, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu a zároveň ve specifických případech může být žádost odmítnuta, viz níže). 

Stejně tak můžete Společnost požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob, a v souladu se zachováním důvěrnosti ve smyslu Zákona. 

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (v kontextu tohoto zpracování zejména v souladu s uděleným souhlasem se sdílením vašich údajů s dalšími subjekty). Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu. Jinými slovy, pokud došlo na základě udělení souhlasu k poskytnutí těchto údajů, nebylo takové poskytnutí nezákonné.

Právo na opravu 

Máte právo požadovat od Společnosti opravu nepřesných osobních údajů, které se vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení. 

Právo na výmaz (právo být zapomenut) 

Máte právo požadovat výmaz vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:

  • vaše osobní údaje již Společnost nepotřebuje pro účely, pro které byly získány či zpracovávány;
  • odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování: 
  • vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování; 
  • osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně; 
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu EU nebo členského státu, které se na Společnost vztahují.

Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění právních povinností Společnosti či svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. V kontextu dotčeného zpracování bude Společnost zejména dodržovat zákonnou lhůtu pro uchovávání evidencí oznámení v souladu s § 21 odst. 2 Zákona.

Právo na omezení zpracování 

  • Máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
  • popíráte přesnost vašich osobních údajů – v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů;
  • zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování osobních údajů; 
  • vaše osobní údaje již Společnost nepotřebuje pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; 
  • vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda oprávněné zájmy Společnosti převažují.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii vašich osobních údajů, které Společnost zpracovává automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje Společnost předá v běžně používaném a strojově čitelném formátu vám či vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné a není to v rozporu s ustanoveními Zákona. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob. V kontextu prováděného zpracování však není toto právo zcela relevantní.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které Společnost zpracovává na základě oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u Společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

SPECIFIKA VAŠICH PRÁV

Všechna vaše práva bude vyřizovat pouze Příslušná osoba. V případě, že chcete mít jistotu, aby se o výkonu vašeho práva dozvěděla pouze Příslušná osoba, použijte pro uplatnění práva e-mailovou adresu určenou pro přijímání oznámení.

V případě, že uplatníte svá práva podle GDPR a budete požadovat informace o prováděném zpracování, může dojít k tomu, že této žádosti nebude vyhověno. K tomu může dojít zejména ve chvíli, kdy budou osobní údaje zpracovávány o vás jako o osobě, která potenciálně porušila právní předpisy a je předmětem oznámení.  

V takovém případě by Příslušná osoba musela vyhodnotit, zda by vyhověním žádosti subjektu údajů nemohlo dojít k maření prošetřování oznámení, ztížení přijetí nápravných opatření či odhalení totožnosti oznamovatele. O výsledku posouzení žádosti pak Příslušná osoba informuje přímo žadatele, bude-li takový postup adekvátní.